Annisa Dwiutami: Pengantar Bisnis

Manajemen dan organisasi

I. Manajemen

1. Pengertian Manajemen

Manajemen merupakan suatu proses yang melibatkan kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian yang dilakukan untuk mencapai sasaran perusahaan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya.

Peranan/ Metode dalam manajemen :

1. Mengetahui adanya persoalan

2. Mendefinisikan persoalan

3. Mengumpulkan data ,fakta ,dan informasi

4. Menyusun alternative penyeleseian

5. Mengambil keputusan dengan memilih salah satu alternative penyeleseian

6. Melaksankan keputusan serta melakukan tindak lanjut

Latar belakang sejarah manajemen

Bidang pelajaran manajemen berkembang dari ekonomi dalam abad 19. Pelaku Ekonomi klasik seperti Adam Smith dan John Stuart Mill memberikan teori teori pengaturan sumber daya| pengaturan sumber daya, produksi dan penetapan harga.Pada saat yang hampir bersamaan, penemu seperti Eli Whitney, James Watt, dan Matthew Boulton mengembangkan teknik produksi seperti Penetapan standar, prosedur kontrol kualitas, akuntansi biaya, penukaran bahan, dan perencanaan kerja.Pada pertengahan abad 19,Robert Owen, Henry Poor, dan M. Laughlin dan lain-lain memperkenalkan elemen manusia dengan teori pelatihan,motivasi,struktur organisasi dan kontrol pengembangan pekerja.Pada akhir abad 19, Pelaku ekonomi marginal Alfred Marshall dan Leon Walras dan lainnya memperkenalkan lapisan baru yang kompleks ke teori manajemen.Pada 1900an manajer mencoba mengganti teori mereka secara keseleruhan berdasarkan sains.Teori pertama tentang manajemen yang lengkap muncul sekitar tahun 1920. Orang seperti Henry Fayol dan Alexander Church menjelaskan beberapa cabang dalam manajemen dan hubungan satu sama lain.Peter Drucker menulis salah satu buku paling awal tentang manajemen terapan: “Konsep Korporasi” (Concept of the Corporation), diterbitkan tahun 1946. Buku ini muncul atas ide Alfred Sloan (chairman dari General Motors) yang menugaskan penelitian tentang organisasi.H. Dodge, Ronald Fisher, dan Thorton C Fry memperkenalkan teknik statistika ke dalam manajemen. Pada tahun 1940an, Patrick Blackett mengkombinasikan teori statistika dengan teori mikroekonomi dan lahirlah ilmu riset operasi.Riset operasi, sering dikenal dengan”Sains Manajemen”,mencoba pendekatan sains untuk menyelesaikan masalah dalam manajemen, khususnya di bidang logistik dan operasi.

Agar dapat memberi arah bagi kegiatan yang akan dilakukan atau digunakan untuk mengukur secara efektif agar dapat mencapai tujuan tersebut perusaha harus pandai mengelola faktor-faktor produksi yang berada didalam perusahaan contohnya : tenaga kerja, bahan baku, mesin, metode, uang, dan modal. Keenam faktor ini, perusahaan menggunakan fungsi-fungsi manajemen. Oleh karena itu, manajemen berpengaruh dalam tujuan perusahaan dan bidang lain lain yang menyangkut dengan bisnis.

Fungsi dan proses manajemen

Berdasarkan pengertian manajemen yang telah dikemukakan sebelumnya, manajemen memiliki fungsi-fungsi berikut:

1. Perencanaan

Perencanaan merupakan fungsi terpenting diantara semua fungsi manajemen. Maka perencanaan merupakan pedoman yang harus dipakai untuk mengarahkan tujuan tersebut.jadi perencanaan di perlukan untuk membawa perusahann ke sasaran atau tujuan yang ingin dicapainya dimasa yang akan datang.

Perencanaan mempunyai bentuk-bentuk berikut :

a. tujuan (objective)

Tujuan merupakan suatu kegiatan yang sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.

b. kebijakan (policy)

Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian yang digunakn untuk mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan yang dijalani untuk mencapai tujuan.

c. Strategi

Strategi merupakan program yang dirancang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, yaitu bagaimana perusahaan akan melaksanakan misinya,strategi akan menetapkan alokasi sumber daya yang diperlukan.ketetapan waktu pelaksanaan merupakan factor utama yang perlu di perhatikan dalam menentukan strategi

d. Prosedur

prosedur merupakan serangkaian tindakan yang akan dijalankan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan perusahaan .

e. Aturan

aturan merupakan bagian dari prosedur dan merupakan tindakan yang spesifik.beberapa aturan sejenis dapat dikelompokkan menjadi suatu prosedur.

f. Program

program merupakan kombinasi dari kebijakan,prosedur,aturan,dan pemberian tugas yang disertai anggaran atau budget.

2. Pengorganisasian

Pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses penciptaan hubungan antara berbagai fungsi, personalis, dan faktor-faktor fisik, agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan. Pengorganisasian merupakan bagian proses manajemen yang memiliki arti membagi pekerjaan diantara para individu dan kelompok serta mengkordinasi aktivitas mereka, agar setiap individu dapat mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tugasnya sehingga mereka dapat berkerja sama dengan baik dalam suatu perusahaan, guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3. Pengarahan

Tugas manajer adalah menyelaraskan tujuan perusahaan dengan tujuan individu agar tidak terjadi konflik dalam organisasi, untuk itulah diperlukan pengarahan, dalam bentuk tindakan yang mengusahakan agar semua anggota organisasi melakukan kegiatan yang sudah ditentukan kearah tercapainya tujuan.dalam hal ini manajer atau pimpinan dituntut untuk dapat berkomunikasi, memberikan petunjuk, berfikir kreatif, berinisiatif, meningkatkan kualitas, serta memberikan stimulasi kepada karyawan. Dengan demikian, kegiatan pengarahan ini banyak menyangkut masalah pemberian motivasi kepada bawahan, masalah kepemimpinan, serta masalah pengembangan komunikasi .

4. Pengendalian

Pengendalian merupakan aktivitas untuk menemukan, mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang dicapai, dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan sebelumnya.

Ciri-ciri manajer professional

Manajer professional adalah manajer yang mampu untuk menciptakan atau membuat kedua belah pihak senang, bahagia dan bangga .

1. Menyenangkan

2. Membahagiakan

3. Membanggakan

4. Memiliki hi tech (high technology )

5. Memilik hi touch (high touch )

Peranan Manajemen yang harus diperankan para Manajer :

1. Peran Interpersonal

Hubungan antara manajer dengan orang yang ada di sekelilingnya, meliputi ;- Figurehead / Pemimpin Simbol : Sebagai simbol dalam acara-acara perusahaan

a. Leader / Pemimpin : Menjadi pemimpin yag memberi motivasi para karyawan / bawahan serta mengatasi permasalahan yang muncul

b. Liaison / Penghubung : Menjadi penghubung dengan pihak internal maupun eksternal.

2. Peran Informasi

Peran dalam mengatur informasi yang dimiliki baik yang berasal dari dalam maupun luar organisasi, meliputi ;

a. Monitor / Pemantau : Mengawasi, memantau, mengikuti, mengumpulkan dan merekam kejadian atau peristiwa yang terjadi baik didapat secara langsung maupun tidak langsung.

b. Disseminator / Penyebar : Menyebar informasi yang didapat kepada para orang-orang dalam organisasi.

c. Spokeperson / Juru Bicara : Mewakili unit yang dipimpinnya kepada pihak luar

3. Peran Pengambil Keputusan

Peran dalam membuat keputusan baik yang ditentukan sendiri maupun yang dihasilkan bersama pihak lain, meliputi ;

a. Entrepreneur / Kewirausahaan : Membuat ide dan kreasi yang kreatif dan inovatif untuk meningkatkan kinerja unit kerja.

b. Disturbance Handler / Penyelesai Permasalahan : Mencari jalan keluar dan solusi terbaik dari setiap persoalan yang timbul.

c. Resource Allicator / Pengalokasi Sumber Daya : Menentukan siapa yang menerima sumber daya serta besar sumber dayanya.

d. Negotiator / Negosiator : Melakukan negosiasi dengan pihak dalam dan luar untuk kepentingan unit kerja atau perusahaan.

Keterampilan manajemen yang di butuhkan :

1. Keterampilan bahasa asing

Pada jaman modern seperti ini, penguasaan bahasa asing sudah menjadi syarat mutlak di semua perusahaan ketika mereka membuka lowongan pekerjaan. Karena itu, mereka yang menguasai bahasa asing seperti Inggris, Jepang, China, Jerman dan Perancis, acapkali lebih disukai dan diprioritaskan dalam ujian saringan masuk di sebuah perusahaan. Bidang kerja spesifik yang masuk kategori ini misalnya penterjemah, diplomat dll.

2. Keterampilan teknis tentang mesin

Saat ini, teknologi adalah mutlak diperlukan di semua bidang usaha. Bagian instalasi yang memperbaiki sebagian besar jaringan listrik suatu gedung, peralatan elektronik maupun merakit komputer. Insinyur, bagian telekomunikasi, ahli otomotif, ahli transportasi adalah sebagian diantara bidang kerja yang masuk dalam kategori ini.

3. Keterampilan dalam mengelola sumber daya manusia

Umumnya, perusahaan yang mempunyai pegawai lebih dari satu orang, tentu mempunyai masalah yang berhubungan erat dengan bagaimana melakukan interaksi timbal balik di perusahaan itu. Sehingga sudah pasti, sukses sebuah perusahaan sangat bergantung pada bagaimana para pegawai di semua lini perusahaan itu dapat saling bekerja sama. Mereka yang bergerak di bidang kerja ini umumnya memang memahami dan menangani segala kebutuhan para pekerja di suatu perusahaan.

4. Keterampilan di bidang pemrograman computer

Perusahaan masa kini telah sangat bergantung pada sistem komputerisasi yang canggih. Itulah sebabnya, mereka membutuhkan orang-orang yang mengerti secara detil seluk beluk program komputer. Jika Anda mempunyai keterampilan berupa penguasaan seluk beluk tentang HTML, Visual Basic, Unix atau SQL Server, Anda akan menjadi salah satu aset besar perusahaan dan berpeluang meningkatkan karir Anda.

5. Keterampilan mengajar

Sebagai bagian dari komunitas modern yang selalu berkembang setiap waktu, perusahaan masa kini kerap menginginkan anak buahnya mempuanyai pengetahuan yang multi dimensi, bahkan yang bukan bidang kerjanya. Sebab itu, kini banyak perusahaan menggaji pengajar khusus untuk meberikan kursus tambahan bagi karyawannya, misalnya perpajakan, bisnis manajemen, pelayanan sosial atau manajemen administrasi. Mereka yang memiliki pengetahuan multi disipliner semacam ini biasanya kerap ‘dikejar’ banyak perusahaan untuk memberikan ’short course’ bagi pegawai mereka.

6. Keterampilan manajemen keuangan

Seperti juga dalam keluarga, perusahaan juga membutuhkan perencanaan keuangan yang sistematis untuk kelangsungan hidup jangka panjangnya. Banyak perusahaan seringkali mendatangkan konsultan manajemen, investasi dan perencanaan keuangan yang ideal bagi masa depan perusahaan mereka. Oleh karena itulah, Anda yang mempunyai kemampuan di bidang akuntansi, perencana keuangan atau bisnis dan investasi, akan selalu menjadi incaran perusahaan-perusahaan.

7. Keterampilan ilmu kimia dan matematika

Banyak sekali kemajuan besar di dunia ini tercipta dari beragam penemuan di bidang kimia dan obat-obatan. Oleh karena itu, kebutuhan pasar kerja terhadap sumber daya manusia di bidang kimia, fisika, biologi ini akan selalu tinggi dan tidak akan pernah surut. Bidang kerja yang termasuk di dalamnya misalnya apoteker, ahli pangan dan obat-obatan, peneliti, dll.

8. Keterampilan memecahkan masalah

Berbagai tugas yang kita hadapi setiap harinya, baik secara personal dan juga dari segi bisnis merupakan hal yang kompleks yang kerap terjadi. Mereka yang mampu mengidentifikasi berbagai masalah, mencari solusi, membuat keputusan-keputusan yang efektif adalah nilai tambah yang paling dicari perusahaan. Yang masuk dalam kategori ini misalnya bidang kerja bisnis administrasi, konsultan manajemen, administrasi negara, ilmu pengetahuan, obat-obatan atau insinyur.

II. Organisasi

Pengertian Organisasi

Organisasi adalah perserikatan untuk mencapai tujuan.
Organisasi dalam arti badan adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Organisasi dalam arti bagan adalah gambaran skematis tentang hubungan kerja sama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu badan untuk mencapai tujuan .
Organisasi dalam arti dinamis adalah proses penetapan dan pembagian pekerjaan,pembatasan tugas dan tanggung jawab, serta penetapan hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga dapat bekerja dengan efektif untuk mencapai tujuan .

Organisasi terdapat tiga faktor atau unsur penting yaitu :

adanya sekelompok orang
adanya hubungan dan pembagian kerja diantara mereka
adanya tujuan yang ingin dicapai

Bentuk organisasi

Dalam suatu organisasi, yang menjadi dasar adalah pembagian kekuasaan dan tanggung jawab. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada masing-masing struktur organisasi yang akan dibahas satu per satu dibawah ini :

Bentuk Organisasi Garis

Bentuk ini merupakan nbentuk organisasi paling tua dan paling sederhana. Bentuk organisasi diciptakan oleh Henry Fayol. Biasa juga disebut dengan organisasi militer dimana cirinya adalah struktur organisasi ini relatif kecil, jumlah karyawan yang relatif sedikit, saling kenal, dan spesialisai kerja yang belum begitu rumit dan tinggi.

Kebaikannya;

Kesatuan komado terjamin baik karena pimpinan berada pada satu tangan.
Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat karena jumlah orang yang diajak berkonsultasi masih sedikit.
Rasa solidaritas dianatara karyawan umumnya tinggi karena saling mengenal.

Keburukannya;

Seluruh organisasi tergantung pada satu pimpinan (satu orang) dimana bila pimpinan tersebut berhalangan maka organisasi tersebut akan mandek atau hancur.
Ada kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

Bentuk Organisasi Fungsional

Bentuk ini merupakan bentuk dimana sebagian atau segelintir pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang memberikan komando pada bawahannya. Bentuk ini dikembangkan oleh FW Taylor.

Kebaikannya;

Pembidangan tugas-tugas jelas.
Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin.
Digunakannya tenga-tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsinya.

Keburukannya;

a. Karena adanya spesialisasi kerja maka akan sulit untuk mengadakan tour of duty.

b. Karyawan lebih mementingkan bidangnya sehingga sukar untuk melaksanakan koordinasi.

Bentuk Organisasi Garis dan Staff

Bentuk ini umumnya dianut oleh organisasi besar, daerah kerja yang luas, mempunyai bidang tugas yang beraneka dan rumit serta jumlah karyawan yang banyak. Bentuk ini diciptakan oleh Harrington Emerson.

Kebaikannya;

Dapat digunakan pada setiap organisasi yang besar, apapun tujuannya, luas organisasinya,dan kompleksitas susunan organisasinya.
Pengambilan keputusan lebih mudah karena adanya dukungan dari staf ahli.
Perwujudan “the right man in the right place”lebih mudah terlaksana.

Keburukannya;

Sesama karyawan dapat terjadi tidak saling mengenal, solidaritas sulit terbangun
Karena susunan organisasinya yang koompleksitas, maka kesulitannya adalah dalam bidang koordinasi antar divisi atau departemen.

Bentuk Organisasi Fungsional dan Staff

Bentuk ini merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staff. Adapun kebaikan dan keburukan dari bentuk organisasi ini adalah juga merupakan kombinasi dari bentuk diatas.

Prinsip-prinsip organisasi

Agar organisasi berjalan baik, di perlukan pedoman atau prinsip dalam melaksanakan kegiatanya.prinsip-prinsip organisasi adalah :

1.perumusan tujuan dengan jelas

Bila akan melakukan suatu aktivitas, pertama-tama harus dijelaskan dulu tujuannya.bagi suatu organisasi,tujuan aktivitas itu akan berperan sebagai:

*pedoman kearah mana organisasi itu akan dibawa

*landasan bagi organisasi bersangkutan

*menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan

*menentukan serangkaian program, prosedur ,koordinasi, integrasi, simplifikasi, dan mekanisasi

2.pembagian tugas

Dalam suatu organisasi , pembagian tugas merupakan suatu keharusan mutlak untuk menghindari terjadinya tumpang tindih dalam pekerjaan. Pembagian tugas akan menghasilkan departemen-departemen dan deskripsi tugas (job description) )masing-masing departemen sampai unit-unit terkecil dalam organisasi.

3.delagasi kekuasaan

Salah satu prinsip pokok dalam setiap organisasi adalah delagasi kekuasaan. Kepada setiap karyawan yang menduduki jabatan tertentu harus di delegasikan kekuasaan, atau wewenag yang di perlukan agar yang bersangkutan dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya.wewenang atau kekuasaan itu mempunyai aspek pengambilan keputusan , penggunaan peralatan , dan lain sebagainya.

4.rentangan kekuasaan

Yang dimaksud rentangan kekuasaan adalah berapa jumlah orang yang tepat menjadi bawahan seorang pemimpin, agar dia mampu memimpin , membimbing , dan mengawasi secara efektif

5.tingkat tingkat pengawasan

Tingkat pengawasan hendaknya diusahankan sesedikit mungkin.harus diusahakan agar organisasi sesederhana mungkin.selain memudahkan komunikasi , juga agar ada motivasi bagi setiap orang dalam organisasi untuk mencapai tingkat-tingkat tertinggi pada struktur organisasinya.

6.kesatuan perintah dan tanggung jawab

Menurut prinsip ini, seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan yang memberinya perintah dan menerima pertanggung jawaban terhadap pelaksanaan tugasnya

7.koordinasi

Adanya pembagian tugas dan bagian bagian serta unit-unit terkecil di dalam organisasi, cenderung menimbulkan kekuatan untuk memisahkan diri dari organisasi sebagai suatu keseluruhan .

Sebab keberhasilan dan kegagalan organisasi

Sebab keberhasilan dan kegagalan organisasi

sebab keberhasilan organisasi:

1. Kesatuan pimpinan dan perintah

2. Solidaritas yang tinggi

3. Pengambilan keputusan yang bijak dan cepat

4. Segala sesuatu yang berkaitan dengan masa depan suatu organisasi harus di musyawarahkan

5. Menjunjung tinggi nilai tanggung jawab dan disiplin

6. Kerja sama yang baik

Sebab kegagalan organisasi:

1. tidak adanya komunikasi yang baik antara anggota organisasi dan pemimpin

2. kekurang kompakan dalam organisasi